I løpet av november 2019 går vi over til å bruke Spond som medlemsregister.

Hva er Spond?

  • Spond er en tjeneste for å organisere grupper. Den kan like gjerne brukes av et korps som et idrettslag.
  • Hver person kan kun ha én Spond-profil og denne er knyttet til mobilnummeret du registrerer. Det er bl.a. derfor viktig ikke å registrere foresattes mobilnummer på barna, men legge inn foresattes navn, e-postadr. og mob.nr i rollen som foresatt.
  • For foresatte (og medlemmer med egen mobil) og støtteapp. på lagene er det aller enklest å benytte Spond ved å laste ned appen, men det er ikke en forutsetning for å bruke tjenesten.
  • Les mer om Spond her.

Hvorfor Spond?

  • Vi får klubb og lag over på en felles løsning som gjør at vi hele tiden forholder oss til den samme medlemslisten.
  • Mulighet for å legge inn egne felt i medlemsregister så vi enklere kan sortere lister og gjøre utvalg. F.eks. felt for å kunne legge inn hvilken skole medlemmer på yngre lag tilhører. 
  • Enklere og mer effektiv plattform for kommunikasjon med medlemmer, foresatte og støtteapp. rundt lagene. Løsningen er rettet direkte mot lagidrett.
  • Foresatte og medlemmer skal etter hvert oppleve at all dialog med klubben og lagene skjer kun ett sted og det er på Spond.
  • Enklere oversikt for alle – her kan alle aktiviteter legges inn (kamper, treninger, cuper osv.) og det er lett å svare på om man er med eller ikke.
  • All faktuering fra klubben skal etter hvert skje fra Spond (treningsavgift, medlemskontingent).
  • En fremtidsrettet løsning hvor selskapet er i kontinuerlig dialog med brukerne for hele tiden å utvikle løsningen til å bli best mulig tilrettelagt brukernes behov og ønsker.

Hvordan komme i gang – hva skal jeg som medlem eller foresatt gjøre?

  • Aller først: last ned appen. Du må ikke ha appen, men det gjør det betraktelig enklere for både deg og oss. NB: Laster du ikke ned appen må du ha e-postadresse registrert, det vil ikke bli sendt info på sms (bortsett fra ved invitasjon til nedlasting) – kun via appen og pr. e-post om du ikke har appen.
              
  • Sjekk at den info som er lagt inn for medlem er riktig. Foresatte får foreløpig kun redigert info om seg selv – ikke for barna. Dette håper vi blir mulig senere. Er det feil info registrert for medlemmet: Send mail til klubben, medlem@ilh.no.
  • VIKTIG: Spond er bygget slik at det i medlemmets profil kun skal legges medlemmets egen info – dvs. at hvis medlemmet ikke har mobilnummer eller e-postadresse så skal disse feltene stå åpne. Foresattes info skal ikke registreres på medlemmet, men foresatte skal knyttes til medlemmet med rollen “Foresatt” og der skal foresattinfo være.
  • Hvis du har flere barn med hos oss: sjekk at det er den samme foresatte som står som primærkontakt for begge/alle barn. Primærkontakt vil etter hvert også bli betalingsansvarlig, og for at vi skal kunne fange opp søsken mht. rabatt osv. trenger vi at de har den samme foresatte som betalingsansvarlig.
  • Sjekk at info som er lagt inn for foresatte er riktig, eventuelt korriger og/eller legg til foresatt/e som mangler. Vi ønsker at du legger inn navn og etternavn + e-postadresse og mobilnummer. PS: Flere foresatte er nå registrert med barnas navn i felt for foresatte – rett til ditt eget (når appen er lastet ned er det kun foresatte selv som får redigert feltet for navn).
  • Frem til appen er lastet ned får dere varsler og info på e-post. Når appen er lastet ned sendes kun påminnelser til e-post (i tillegg til i appen).
  • Vi anbefaler vi at dere prøver dere frem litt og ser hvordan det fungerer med standardinnstillinger før dere endrer noe mht. varsler i appen.
  • Registrer betalingskort under “Betalinger” i fanen “Meg”. Her kan du legge inn så mange kort du vil. Kortene vil bli brukt til betaling når du skal betale medlemskontigent og treningsavgift.
  • Hjelpesenter for Spond finner du her – vi anbefaler alle å lese gjennom info der så dere blir bedre kjent med hvordan appen og systemet fungerer.

 

 

Hva skal jeg som lagleder/trener gjøre?

  • Last ned appen – se over.
  • Spond kan også administres fra http://www.spond.com
  • Sjekk at info oppført for deg selv stemmer. Du kan ha ulike roller på ulike lag du er tilknyttet, sjekk at alle stemmer.
  • Bruk Spond til å holde orden på fremmøte osv. til kamper, treninger, cuper og andre arrangement. Les deg opp her mht. hvilke funksjoner og muligheter som finnes. Det er verd å sette seg inn i hvordan løsningen fungerer og hvordan du kan bruke den – det vil være store tidsbesparelser for deg som trener/lagleder i fotballhverdagen.
  • Det er allerede lagt til felt for draktnummer for hele klubben så lagene trenger ikke opprette eget felt for dette – bruk det som allerede er der.
  • Lagledere/trenere kan opprette undergrupper for sitt lag. Dette er nyttig om dere har flere lag i serien eller trenger egne grupper hvis dere f.eks. skal på en cup (selv om akkurat for en cup sin del så kan det også være tilstrekkelig bare å opprette den som et arrangement).

 

  • Legg til nye medlemmer som begynner på laget. Dette legges inn:
    • Fullt navn
    • Adresse 
    • F.dato
    • Mobilnummer (kun hvis medlemmet har eget nummer)
    • E-postadresse (kun hvis medlemmet har egen e-postadresse) 
    • Legg til foresatte:
    • Navn
    • Mobilnummer
    • E-postadresse
    • Det er viktig at foresattes kontakinfo kun registreres på dem selv under rollen som foresatt – ikke for medlemmet, der legges kun medlemmets egen e-postadresse og mobilnummer dersom medlemmet har.
    • Alternativt: Be foresatte melde inn her: https://ilh.no/bli-medlem/innmelding/

 

  • Legge til medlemmer:
    • Gå inn på Spond.
    • Gå inn på gruppen.
    • Trykk på medlemmer (der det står antall og medlemmer, feks 15 medlemmer).
    • Legg til medlem direkte:
      • Trykk på ikonet av en figur med et + tegn, nederst til høyre.
      • Fyll ut info der.
    • Dele kode med foreldre eller andre slik at de kan legge til seg selv
      • Bla helt ned på medlemslisten til der det står “Inviter til gruppe med lenke”.
      • Her kan du dele den lenken som står øverst på siden.
    •  Alle medlemmer må etterpå manuelt godkjennes av medlemsansvarlig før de er helt aktivert. Dette kan ta noen dager.

 

  • Ta bort medlemmer:
    • Klikk på de tre prikkene bak et medlem og velg slett.
    • Foreldre kan gjøre det selv, men da må det godkjennes av lagleder før de blir borte.

 

  • MEDLEMMER SOM SLUTTER I HOLEVÆRINGEN!!!
    • Om et medlem skal meldes ut av Holeværingen må jeg ha beskjed. Send en mail til medlem@ilh.no.

 

  • Når et medlem eller noen i støtteapparatet slutter:
    • Gi beskjed til medlem@ilh.no som gjør følgende: endre medlemmet fra medlem til ikke-medlem, sette en dato for utmelding + fjerne fra gruppen.Når medlemmet blir slettet fra gruppen – vær obs på at all oppmøtehistorikk osv. blir slettet.
  • Medlemsansvarlig ligger foreløpig som gruppeadmin på alle lag, men har ingen rolle på lagene (og kommer heller ikke til å administrere aktiviteter i lagsgruppen). Dette er kun nå til å begynne for å se til at alle lag kommer godt i gang med bruk av Spond.